Das eigene Büro - suchen, mieten, arbeiten

Wer von Anfang an mehrere Mitarbeiter braucht, gemeinsam mit einem großen Team gründet oder viel Arbeitsplatz benötigt, für den ist der Fall klar: Ohne eigene Geschäftsräume geht es nicht. Für alle anderen Gründer, die erst einmal als Ein-Mann-Unternehmen an den Start gehen, ist die Frage nach einem eigenen Büro nicht ganz so einfach. Der Wunsch nach externen Räumen ist vermutlich bei vielen groß, doch vor allem die Kosten schrecken ab. Im Rahmen unserer Selbstständig machen-Reihe geht es deshalb dieses Mal darum, welche Kriterien für einen Umzug ins eigene Büro sprechen, was Ihr dabei unbedingt beachten solltet und welche Alternativen es möglicherweise gibt.

Die meisten Solo-Gründer arbeiten in den ersten Monaten vom Homeoffice aus. Das ist praktisch und spart Geld. Sobald das Geschäft dann ins Rollen kommt, beginnt für viele die Suche nach neuen Räumen – nicht zuletzt deshalb, weil ein externes Büro der Umgebung signalisiert: Ich habe es geschafft, ich kann mir mein eigenes Büro leisten. Das ist nicht nur wichtig fürs Image, sondern kann auch ein ungeheurer Motivationsschub für einen selber sein. Das eigene Unternehmen geht damit in eine ganz neue Phase – die Geschäftsidee wird ein Stück weit „greifbar“.

Neue Kontakte, mehr Disziplin: Die Vorteile eines eigenen Büros

Mal abgesehen vom Prestige hat das Arbeiten außer Haus für Selbstständige natürlich auch ganz handfeste Vorteile:

• Kundenkontakt: Natürlich gibt es erfolgreiche Selbstständige, die ihre Klienten ganz selbstverständlich im Heimbüro empfangen. Je nach Branche (und nach Wohnung) kann das zu einer entspannteren Atmosphäre beitragen. In der Regel wirkt ein Büro im Vergleich zum Homeoffice allerdings professioneller. Zudem ist ein Büro eher ein neutraler Raum und damit eine bessere Basis, gerade wenn es an Verhandlungen mit Auftraggebern geht.
• Kontakt mit Kollegen: Im Homeoffice ist die Gefahr der Vereinsamung groß. Wer sich in einer Bürogemeinschaft einmietet, bekommt auch als Selbstständiger Kollegen und kann wichtige Kontakte knüpfen.
• Fokus auf die Arbeit: Waschmaschine anschalten, schnell den Müll rausbringen, kurz was aufräumen... Solche Ablenkungsgefahren drohen im externen Büro weitaus seltener als im Homeoffice. Sprich: Die Konzentration fällt hier meistens leichter.
• Disziplin: Im Homeoffice merkt es ja keiner, wenn man ungekämmt am Rechner sitzt oder erst eine Stunde später in den Arbeitstag startet, weil man vorher noch so richtig gemütlich Kaffee getrunken hat. Das externe Büro zwingt einen dazu, sich für die Arbeit fertigzumachen und macht es meiner Erfahrung nach leichter, feste Bürozeiten einzuhalten. Umgekehrt könnt Ihr natürlich auch zu einem festen Zeitpunkt den Rechner runterfahren und Feierabend machen – im Homeoffice ist die Verlockung groß, doch noch mal eine Spätschicht einzuschieben.

Lohnt sich ein eigenes Büro für mich?

Trotz dieser unbestreitbaren Vorteile solltet Ihr vor der Anmietung eines Büros ganz individuell für Euch abwägen, welchen Weg Ihr gehen wollt oder könnt. Diese Kriterien können Euch die Entscheidung erleichtern:

• Kunden besuchen Euch (aller Voraussicht nach) häufig in Eurem Büro: Auf Dauer wird es kaum ohne eigene Räume gehen, allein schon wegen des professionellen Eindrucks.
• Zuhause werdet Ihr zu stark von Eurer Arbeit abgelenkt: Ihr macht ständig etwas nebenher oder die Kinder toben um Euch herum – das geht auf Kosten Eurer Konzentration und die Arbeit wird so zum Stress.
• Es fällt Euch im Homeoffice schwer, eine Trennlinie zwischen Beruf und Privatleben zu ziehen – ein externes Büro hilft Euch dabei, die Arbeit auch mal Arbeit sein zu lassen.
• Ihr könnt Euch die Miete für eigene Räume problemlos leisten, ohne auf andere Dinge verzichten zu müssen.

 Auf der Suche nach dem perfekten Büro

Die gerade genannten Kriterien treffen auf Euch zu? Dann solltet Ihr Euch ernsthaft Gedanken darüber machen, wo Ihr Euren Schreibtisch in naher Zukunft aufstellen möchtet. Am Anfang gibt es da meistens einen ganzen Haufen an Wünschen, die das neue Domizil erfüllen soll. Aber allen Anforderungen wird kaum ein Büro entsprechen. Toplage und ein günstiger Preis? Das könnte zum Beispiel sehr schwierig werden. Auch an dieser Stelle hilft wieder eine Liste weiter, in der Ihr Eure Prioritäten festlegt:

• Entfernung zwischen Büro und Wohnung: Gerade in der Anfangszeit und in der Kombination mit Kindern sind kurze Wege ein wichtiges Kriterium, weil man so schnell noch mal ins Büro gehen kann, wenn etwas Dringendes anliegt oder sich gerade ein Zeitfenster aufgetan hat.
• Gute Verkehrsanbindung/Infrastruktur: Können Euch Eure Kunden gut erreichen, auch wenn sie kein Auto haben? Und wie sieht es mit der Infrastruktur um Euch herum aus: Gibt es eine Post, einen Schreibwarenladen, einen Supermarkt, Cafés, Apotheken etc. in der Umgebung?
• Gebäude/Räume: Gut geschnitten, hell, freundlich, sauber – in Euren Räumen sollt Ihr Euch wohlfühlen und sie müssen einigermaßen repräsentabel sein. Wie viel Komfort drumherum noch sein muss, das ist eine Frage der persönlichen Einstellung und manchmal auch der Branche.
• Kosten: Natürlich ist ein Standort in Toplage in einer tollen Immobilie toll - für Gründer aber meistens viel zu teuer. Kalkuliert Euer Budget sorgfältig und plant realistisch, was Ihr für Euer Büro monatlich ausgeben könnt.

Wie viel Gewicht ein Punkt hat, hängt individuell von jedem Gründer ab. Wer mit seinen Kunden viel über das Netz und per Telefon regelt, ist viel weniger auf einen zentralen Standort angewiesen als jemand, der täglich Besuch von Auftraggebern bekommt. Umso wichtiger ist eine schnelle Internetverbindung, die abseits der Großstädte längst noch nicht überall selbstverständlich ist. Arbeitet Ihr hauptsächlich für kleine Kunden mit begrenztem Budget, tut es sicherlich auch ein eher schlichtes Büro.

Wollt Ihr große Unternehmen mit großem Etat bedienen, muss es repräsentativer sein. Braucht Ihr für Eure Arbeit ein Netzwerk aus anderen Freelancern, ist ein Büro weit ab vom Schuss unpraktisch, weil Treffen dann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Bevor Ihr auf Besichtigungstour geht, solltet Ihr Euch über die maßgeblichen Punkte klarwerden - das erleichtert die Suche erheblich.

Richtig rechnen - Augen auf beim Mietvertrag

Büroplatz mitten in Hamburg für 220 Euro im Monat - super, passt ganz genau in mein Budget, nehm ich... An dieser Stelle kommt der Blick ins Kleingedruckte. Denn die 220 Euro sind leider nicht alles, was an Kosten auf Euch zukommt. Zuerst wäre da die Mehrwertsteuer. Ein Büro ist ein Gewerberaum. Und deshalb wird die Miete immer in Netto angegeben. Da kommen dann noch einmal 19 Prozent auf den Preis drauf. Die bekommt Ihr zwar unter Umständen von der Steuer zurück, aber erst einmal müsst Ihr das Geld hinlegen.

Zweitens kommen die Nebenkosten: Telefon, Internet, Strom, eventuell Versicherungen, die Reinigung der Räume... Viele kleinere Posten, die sich aber summieren können.

Drittens die Mietdauer: Für Gewerbeimmobilien gelten andere Regeln als für Wohnungen. "Beim Abschluss eines Gewerbemietvertrages sind die Parteien weitgehend frei in ihrer Gestaltung. Schutzvorschriften des sozialen Mietrechts finden hier im Gegensatz zum Wohnraummietrecht keine Anwendung", warnt etwa die Handelskammer Hamburg und rät, Mietverträge entsprechend genau zu studieren. Tipps dazu haben die Experten auf ihrer Webseite zusammengestellt.

Gewerbemietverträge werden meist für einen längeren Zeitraum geschlossen und da vorzeitig wieder rauszukommen, ist nicht so einfach beziehungsweise kann Euch viel Geld kosten. Da Ihr als Gründer nicht absehen könnt, wo Ihr in ein, zwei oder drei Jahren steht, solltet Ihr möglichst keinen Vertrag über drei oder fünf Jahre mit dem Vermieter abschließen. Es könnte ja durchaus sein, dass die Räume schon in einem Jahr zu klein sind, weil Ihr expandiert. Oder dass die Geschäfte doch nicht so gut laufen und Ihr Euch die Miete nicht mehr leisten könnt.

Günstige Alternativen: Gründerzentren und Co.

Für ein eigenes Büro sind - selbst wenn Ihr Untermieter seid - jeden Monat definitiv ein paar 100 Euro weg. Wem das zuviel ist, auf der anderen Seite aber im Home-Office die Decke auf den Kopf fällt, für den gibt es mittlerweile eine ganze Reihe von Alternativen.

Alternative 1: Ihr mietet Euch einen Büroplatz in einer Bürogemeinschaft. Das spart Geld, weil Kosten (Telefon/Internet, Drucker etc.) und Flächen (Besprechungsraum, Küche, Toiletten) geteilt werden. Freie Büroplätze werden häufig auf lokalen Freiberufler-Plattformen - etwa in Freelancer-Foren bei Xing - ausgeschrieben. Nachteil: Je größer die Gemeinschaft, desto lauter kann es werden. Alle hören alles mit und jeder kann an alles ran.

Alternative 2: Ihr mietet Euch in einem Gründerzentrum ein. Gründerzentren stellen speziell Gründern und jungen Unternehmen Räume zu vergleichsweise günstigen Mieten zur Verfügung - oft nach Branchen organisiert. In Deutschland existieren aktuell etwa 400 solcher Zentren. Neben Büros oder Labors können Gründer in diesen Häusern oft auch auf eine gute Infrastruktur zugreifen, etwa mit einem Sekretariatsservice oder geschulten Beratern. Der Nachteil: In gut laufenden Gründerzentren gibt es oft eine lange Warteliste.

Einen kompakten Überblick über Gründerzentren bundesweit findet Ihr zum Beispiel auf der Seite fuer-gruender.de.

Alternative 3: Ihr geht in ein Co-Working-Space. Co-Working-Spaces sind in den vergangenen Jahren landauf und landab wie Pilze aus dem Boden geschossen. Das Prinzip: Ihr könnt Euch für ein paar Stunden oder Tage einen Arbeitsplatz mieten - Infrastruktur und Networking inklusive. Wer Gefallen daran findet, kann sich in vielen Häusern auch einen festen Platz sichern. Manche Einrichtungen wie das Werkheim in Hamburg bieten zum Beispiel auch abgeschlossene Räume, die ganzen Teams die Möglichkeit zum ruhigen, konzentrierten Arbeiten geben.

Die Webseite Co-Working-News hat viele der Co-Working-Spaces im deutschsprachigen Raum aufgelistet.

Vorteil bei allen drei Alternativen ist, dass Ihr normalerweise kein eigenes Equipment (von Aktenordnern, Papier und Kugelschreibern abgesehen) mitbringen müsst. Ihr müsst also nicht in Schreibtische, Regale oder Stühle investieren - was eine ganze Menge Geld sparen kann. Andererseits ist die Einrichtung so natürlich null individuell und häufig nur begrenzt schick. Aber wie gesagt: Irgendein Wunsch wird immer offen bleiben. Ist ja aber vielleicht auch ganz gut so. Man muss sich schließlich noch weiterentwickeln können.