E-Commerce: Korrekte Rechnungen ins Ausland schreiben

Die Technisierung der letzten Jahre hat viele Lebensbereiche grundlegend verändert und dabei viele neue Möglichkeiten geschaffen. Einer der zahlreichen Aspekte dieses Prozesses ist die Verschiebung des Handels weg von Ladengeschäften ins Internet. Die Eröffnung eines Online-Shops als Schritt in die Selbstständigkeit wird immer beliebter.

Einer der größten Vorteile dieses Modells: Der Kreis potentieller Kunden ist riesig. Mit einer gut auffindbaren Homepage, die im Idealfall mehrsprachig gestaltet ist, spricht man auch Menschen außerhalb der Bundesrepublik an. Um bei solchen Geschäften keine steuerlichen Probleme zu bekommen, muss man allerdings die Regeln beachten, die im jeweiligen Land gelten. Ein zentraler Punkt ist dabei das Erstellen korrekter Rechnungen.

Unterscheidung zwischen EU- und Nicht-EU-Ausland

Welche Angaben Pflicht sind, wenn man Rechnungen im Inland verschickt, wissen die meisten – schließlich haben sie auch schon welche bekommen. Geht es aber darum, sie ins Ausland zu verschicken, ändern sich diese Angaben in gewissen Punkten. Nochmals unterscheiden muss man dabei zwischen Zielländern, die zur EU gehören, und solchen, die außerhalb dieses Staatenbundes liegen.

Rechnungen ins EU-Ausland

Wer eine Rechnung an einen Endverbraucher im EU-Ausland schickt, hat in der Regel zwei Möglichkeiten. Entweder gibt man die Umsatzsteuer ganz regulär an und führt sie ans deutsche Finanzamt ab. Die zweite Option: Die Umsatzsteuer wird weggelassen, stattdessen wird der im Zielland geltende Umsatzsteuersatz angegeben. In diesem Fall wird man dort umsatzsteuerpflichtig. Außerdem ist diese Entscheidung für die nächsten zwei Jahre bindend.

Diese Wahlmöglichkeit fällt allerdings weg, wenn man eine bestimmte Umsatzgrenze im jeweiligen Land überschreitet. Diese Schwellenbeträge variieren von Land zu Land, liegen aber meist bei ca. 35.000 €. Liegt der Jahresumsatz über diesem Wert, muss man sich die passende Umsatzsteuer-ID besorgen und im Zielland Steuern zahlen. Im darauffolgenden Geschäftsjahr gilt das dann schon ab der ersten Bestellung – so lange, bis der Wert wieder unterschritten wird.

Firmenkunden im EU-Ausland

Liefert man nicht an eine Privatperson, sondern an einen Betrieb, greifen wiederum andere Regeln. In diesem Fall wird die Umsatzsteuer immer weggelassen. Stattdessen zahlt der Empfänger in seinem Heimatland Erwerbssteuer. Diese kann er allerdings direkt wieder als Vorsteuer abziehen und sich so zurückholen.

Die Rechnung muss allerdings neben den üblichen Pflichtangaben (also laufender Rechnungsnummer, Lieferzeitpunkt und Datum des Rechnungsversands) auch die eigene Umsatzsteuer-ID und die des Kunden enthalten. Zudem ist der Vermerk „steuerfrei innergemeinschaftliche Lieferung“ erforderlich.

Achtung: Die Steuernummer des Empfängers zu überprüfen, obliegt dem Rechnungssteller. Auf der Homepage des Bundeszentralamts für Steuern geht das mit wenigen Klicks. Den entsprechenden Prüfbeleg gilt es aufzubewahren – genauso wie die Versandpapiere. Denn auch, dass die Lieferung an ihrem Ziel angekommen ist, muss gegenüber dem Fiskus nachweisbar sein.

Lieferungen außerhalb der EU

Kauft ein Unternehmen aus einem Drittland außerhalb der EU bei einem deutschen Händler, so ist die Rechnung ebenfalls ohne Umsatzsteuer zu stellen. Diese muss dementsprechend nicht abgeführt werden. Das Steuerrecht im Land des Empfängers muss aber in jedem Fall geprüft werden. Denn je nach Regelung kann es sein, dass die Umsatzsteuer dort gezahlt werden muss. Unter Umständen ist sogar eine steuerliche Registrierung in diesem Land erforderlich. In der Buchhaltung werden solche Ausgaben – sofern sie nicht erstattet werden – als Betriebsausgaben behandelt. Um den Überblick nicht zu verlieren, empfehlen Experten, ausländische Steuern auf einem separaten Konto zu verbuchen.

Klassisches Beispiel: Die Schweiz

Ein großer Teil der Privatkunden außerhalb der EU, mit denen man als deutscher Shopbetreiber zu tun hat, stammt aus der Schweiz. Unsere südlichen Nachbarn schätzen die deutlich günstigeren Preise nämlich enorm. Eine Umsatzsteuer muss auf der Rechnung nicht ausgewiesen sein, sie muss allerdings den Zusatz „Umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung“ enthalten.

Die Unterschiede zwischen Auslands- und Inlandlieferung erübrigen sich bei Schweizer Kunden auch sehr häufig. Um hohe Einfuhrzölle zu umgehen, lassen sich viele Eidgenossen ihre Ware an grenznahe Depots in Deutschland liefern und holen sie dann persönlich ab. In diesem Fall wird eine Rechnung nach deutschen Vorgaben gestellt. Entscheidend ist nämlich immer der Lieferort und nicht die Rechnungsadresse.

Die Umsatzsteuer muss im Shop ersichtlich sein

Das Problem der verschiedenen Besteuerungen bei Auslandslieferungen muss nicht erst bei der Rechnungserstellung berücksichtigt werden. Schon auf der Homepage muss der angewandte Steuersatz klar ersichtlich sein. Mit Hilfe spezieller Softwarelösungen geht das allerdings ganz einfach, da automatisch. Zudem lässt sich mit solchen Programmen auch eine ausländische Steuernummer in Echtzeit prüfen. Den entsprechenden Beleg erhält man dann per E-Mail. Eventuelle Probleme mit dem Finanzamt durch Ungereimtheiten bei der Umsatzsteuer lassen sich so ohne Aufwand umgehen.

Über den Autor

Der studierte Diplom-Betriebswirt (FH) Maximilian Fischer hat sich auf die betriebswirtschaftlichen Funktionsbereiche Marketing, Personal, Controlling sowie Rechnungswesen spezialisiert und ist als Unternehmensberater tätig.

Daneben schreibt der freischaffende Autor als Experte für bekannte Onlineportale und Fachverlage zum Thema Unternehmensführung und Existenzgründung.